MAKALAH
“ARSIP SEBAGAI SUMBER INFORMASI”
Disusun untuk memenuhi tugas Mata Kuliah Manajemen Kearsipan
Dosen pengampu Drs. Thomas Partono
Oleh:
Nur Afifiah Nugraheni 7101412279
Pendidikan Ekonomi (Administrasi Perkantoran), S1
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
2013
PRAKATA
Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan YME, karena hanya dengan rahmat-Nyalah makalah ini dapat terselesaikan dengan baik. Makalah ini disajikan sesederhana mungkin untuk memudahkan pembaca dalam memahami isi makalah ini. Tidak lupa saya ucapkan terima kasih kepada Drs. Thomas Partono selaku dosen pengampu Mata Kuliah Manajemen Kearsipan, sehingga saya dapat menyelesaikan makalah ini dengan tepat waktu.
Saya yakin dalam pembuatan makalah ini masih banyak kekurangannya, untuk itu saya berterima kasih sekali jika Anda para pembaca dapat memberikan kritik yang membangun dan melengkapinya dengan baik dan benar.
Semarang, 20 Oktober 2013
Penyusun
DAFTAR ISI
COVER i
PRAKATA ii
DAFTAR ISI iii
BAB I PENDAHULUAN 1
A. Latar Belakang 1
B. Rumusan Masalah 2
C. Tujuan Masalah 2
BAB II PEMBAHASAN 3
A. Pengertian Arsip dan Kearsipan 3
B. Tujuan Kearsipan 6
C. Fungsi Arsip 6
D. Arsip sebagai Sumber Informasi 7
E. Arsip di era globalisasi dan kemajuan Teknologi Informasi 8
BAB III PENUTUP 10
A. Simpulan 10
B. Saran 10
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Sudah tidak asing ditelinga kita, mendengar istilah atau kata arsip. Dalam kehidupan sehari-hari, kita sering berhubungan dengan kertas, yang terkait dengan bukti pembayaran, dokumen kepemilikan, surat perjanjian dan sebagainya, yang kemudian semua itu kita simpan, dan kita menyebutnya arsip. Kira-kira seperti itulah masyarakat awam memberikan gambaran tentang arsip.
Ketika seseorang membutuhkan informasi, dan informasi itu dapat diperolehnya melalui kertas, atau dokumen yang disimpannya tersebut, maka dibukalah kembali, apa yang tadi disebutnya sebagai arsip. Hal ini dilakukan secara terus-menerus dalam kehidupan kita sehari-hari.
Bila kita cermati, maka sejak kita anak-anak, bahkan bayi , kita selalu berhubungan dengan arsip. Ketika kita dilahirkan, maka kita akan memiliki surat kenal lahir, kemudian akta kelahiran, ijazah, bukti kepemilikan dan sebagainya, yang semua itu kita katakan sebagai arsip penting dalam kehidupan kita. Arsip-arsip tersebut merupakan rekaman informasi aktivitas kehidupan kita, yang suatu saat dapat kita buka kembali sebagai alat bantu pengingat.
Kearsipan mempunyai peranan sebagai ingatan, sumber informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan setiap organisasi khususnya perusahaan dalam rangka melaksanakan segala kegiatan pada kantor-kantor, lembaga-lembaga negara, swasta dan perguruan tinggi negeri maupun swasta.
Dari ilustrasi di atas, dapatlah kita peroleh gambaran betapa penting peran arsip dalam kehidupan kita, apalagi dalam lingkup yang lebih luas, seperti sebuah organisasi, sebuah departemen atau bahkan sebuah negara. Dalam makalah kali ini, saya akan membahas tentang peran penting kearsipan dalam dunia kita dengan judul makalah “Asip sebagai Sumber Informasi.”
B. RUMUSAN MASALAH
1. Apa pengertian dari arsip dan kearsipan?
2. Apa tujuan dari adanya kearsipan?
3. Apa fungsi arsip?
4. Mengapa arsip dikatakan sebagai sumber informasi?
5. Bagaimana peran asip di era globalisasi dan kemajuan Teknologi Informasi?
C. TUJUAN MASALAH
1. Mengerti dan memahami pengertian dari arsip dan kearsipan
2. Memahami tujuan dari adanya kearsipan
3. Memahami fungsi arsip
4. Mengerti dan memahami akan arti arsip sebagai sumber informasi
5. Mengeti dan memahami peran asip di era globalisasi dan kemajuan Teknologi Informasi
BAB II
PEMBAHASAN
A. PENGERTIAN ARSIP DAN KEARSIPAN
Secara Etimologi
Kata "arsip" merupakan kata serapan dari bahasa Belanda archief yang pada gilirannya diserap dari bahasa Perancis archives dan diucapkan sebagai /ʔɑr'ʃiv/. Pengucapan dan cara penulisan dalam bahasa Indonesia ini nampaknya berasal dari pelafalan bahasa Perancis ini. Pada awalnya kata ini berasal dari bahasa Yunani αρχεία arkheia, bentuk jamak dari αρχείον arkheion, "balai kota".
Menurut Undang – undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan – ketentuan Pokok kearsipan Bab I pasal 1
Arsip adalah Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara dan badan – badan pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah.
Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh badan – badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Pengertian Arsip dari beberapa Ahli
o Menurut The Liang Gie (200:20) yaitu arsip sebagai kumpulan warkat-warkat yang disimpan secara teratur, berencana karena mempunyai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
o Menurut T. R. Schellenberg (The Liang Gie, 1979, 217) “The term „archives‟ may now be defined as follow : “Those records of any public or private institution which adjudged worthy of permanent preservation for reference and research purpose and which have been deposited or have been selected for deposit in on archival institution”. (istilah “arsip” dapatlah kini dirumuskan sebagai berikut: “warkat-warkat” dari suatu badan pemerintah atau swasta yang diputuskan sebagai dokumen berharga untuk diawetkan secara tetap, guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan.
o Menurut Drs. Ig. Wursanto (1989 : 12) kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
o Menurut Maulana (1974:18) memberikan rumusan bahwa kearsipan adalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah ditentukan, biasanya untuk keperluan filling ini dipergunakan lemari, laci cabinet dari bahan baja tahan karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan.
o Menurut 3 penulis : Mulyono, Muhsin, dan Marimin (1985:3) memberikan pengertian tentang kearsipan yaitu tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan procedure yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi : penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali.
o Menurut Wursanto (1991:13) “Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali”.
Berdasarkan definisi beberapa ahli di atas, Arsip merupakan kumpulan naskah–naskah atau dokumen dalam corak apapun ( cd, peta, perangko) yang di dalamnya memberikan keterangan – keterangan atau bukti tentang sutau kejadian, sehingga pada saat di perlukan dapat dengan mudah ditemukan. Arsip adalah naskah-naskah dinas yang dibuat dan diterima oleh semua satuan organiosasi dalam lingkungan Departemen dalam negeri dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam pelaksanaan tugas.
Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia
Arsip adalah simpanan surat-surat penting. Berdasarkan pengertian ini, tidak semua surat dikatakan arsip.
Surat dinyatakan sebagai arsip jika memenuhi persyaratan berikut ini:
o Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan bagi organisasi/lembaga baik untuk masa kini dan masa yang akan datang;
o Surat yang menyimpan kepentingan tersebut disimpan menurut sistem tertentu sehingga memudahkan temu balik bila diperlukan kembali.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Berdasar pengertian ini, warkat dapat disebut arsip apabila memenuhi 3 syarat, yaitu:
o Warkat memiliki kegunaan
o Warkat disimpan secara teratur dan berencana, dan
o Warkat dapat mudah dan cepat ditemukan jika diperlukan kembali.
Dari dua pengertian di atas (menurut KBBI dan Administrasi Perkantoran) dapat disimpulkan bahwa untuk dapat disebut sebagai arsip, maka surat atau warkat harus memenuhi persyaratan: memiliki nilai guna bagi organisasi/lembaga sehingga surat/warkat tersebut dikelola dengan teratur dan berencana menurut suatu sistem tertentu agar memudahkan penemuan kembali surat/warkat yang disimpan itu jika sewaktu-waktu dibutuhkan kembali nilai informasi yang ada di dalamnya oleh organisasi/lembaga.
B. TUJUAN KEARSIPAN
Dibawah ini adalah tujuan akan pentingnya kearsipan
a. Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
b. Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepa dan tepat.
c. Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.
d. Penghematan tempat penyimpanan.
e. Menjaga rahasia arsip.
f. Menjaga kelestarian arsip.
g. Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.
C. FUNGSI ARSIP
Menurut Drs. Anhar, fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan adalah:
1. Sebagai alat penyimpanan warkat.
2. Sebagai alat bantuan perpustakaan.
3. Penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-kadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan perusahaan.
4. Kearsipan berarti menyimpan secara teratur tetap warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaa.
Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 2, fungsi arsip dibedakan menjadi:
1. Fungsi dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsng dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelanggaraan keidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelanggaraan administrasi negara.
2. Fungsi statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, majpun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
D. ARSIP SEBAGAI SUMBER INFORMASI
Semakin beraneka ragam kegiatan yang dilakukan, baik individu maupun organisasi, maka orang tidak lagi mampu mengandalkan daya ingat. Orang sudah tidak mampu lagi mengingat-ingat banyaknya peristiwa yang dialami, dan beraneka transaksi yang dilakukan. Sehingga berbagai peristiwa yang dialami, didokumentasikan dan kemudian disimpan. Selanjutnya orang/organisasi perlu melakukan pengelolaan arsip dengan baik. Arsip yang dikelola dengan baik akan mudah dimanfaatkan, sehingga sesuai dengan tujuan kearsipan yaitu penyediaan data dan informasi secara cepat, tepat dan akurat akan tercapai. Arsip akan tampak berdaya guna ketika arsip tersebut dimanfaatkan sebagai sumber informasi.
Kegiatan organisasi maupun pemerintahan akan selalu bertitik tolak pada informasi yang bersumber dari arsip, baik dalam perencanaan, pelaksanaan maupun pengawasan. Arsip merupakan pilar utama dalam kegiatan organisasi. Pengambilan keputusan selalu bertumpu pada kegiatan yang pernah dilakukan, dan evaluasi kegiatan yang ada, dan hal itu akan selalu berhubungan dengan kegiatan pengarsipan yang dilakukan oleh organisasi tersebut. Arsip sebagai sumber informasi dalam kegiatan pemerintahan maupun organisasi jelas mempunyai peran yang strategis. Dengan demikian pengelolaan arsip sebagai sumber informasi sangatlah penting. Pada akhirnya arsip sebagai bukti otentik pertanggungjawaban kegiatan pemerintahan.
Arsip sebagai sumber informasi dalam kegiatan penelitian. Para peneliti sangat membutuhkan arsip sebagai sumber informasi primer guna mendukung penelitiannya. Beberapa penelitian tidak dapat berjalan dengan lancar, karena tidak cukup tersedia sumber informasi yang diperlukan. Sebagai contoh, dokumen/arsip tentang data curah hujan yang tidak tersimpan/tidak terdokumentasi dengan baik, akan sangat menyulitkan bagi peneliti dibidang klimatologi untuk menyelesaikan penelitiannya. Dengan kata lain, hal ini menghambat proses pengembangan ilmu pengetahuan.
Dokumen/arsip mengenai sejarah kebudayaan pun jika tidak tersimpan atau dikelola dengan baik, akan menyulitkan bagi generasi penerus untuk mengetahui latar belakang budaya bangsa kita. Generasi mendatang tidak akan tahu lagi khazanah budaya kita. Sehingga arsip benar-benar memiliki fungsi sebagai sumber informasi yang sangat strategis, untuk memperkenalkan khazanah budaya bangsa kepada generasi mendatang.
Informasi dalam arsip sebagai peninggalan masa lalu bisa menunjukkan arah bagi penelurusan informasi masa sekarang. Sebagai contoh, dalam sengketa warisan, maka arsip atau dokumen kepemilikan akan sangat membantu dapat menyelesaikan sengketa, karena dalam dokumen tersebut diperoleh informasi yang diperlukan guna membuktikan kepemilikan.
Arsip memiliki kelemahan yaitu bersifat pasif, sehingga pengguna arsip harus mencari dimana arsip tersebut dapat ditemukan. Disinilah pentingnya pengelolaan arsip yang baik dengan sistem tertentu, sehingga temu kembali arsip dapat dengan mudah, cepat dan akurat.
E. ARSIP DI ERA GLOBALISASI DAN KEMAJUAN TEKNOLOGI INFORMASI
Arsip sebagai sumber informasi, tidak diragukan lagi. Khalayak umum/masyarakat terkadang tidak tahu harus kemana jika membutuhkan suatu dokumen tertentu. Jika sudah tahu harus kemana, mereka merasa ragu karena tidak yakin akan dapat memperoleh informasi yang tersimpan dalam sebuah arsip. Kendala jarak dan keleluasaan akses terhadap arsip itulah yang dirasakan masyarakat. Sehingga untuk mengoptimalkan kemanfaatan dan untuk menjangkau pengguna yang lebih luas , sudah saatnya arsip dikelola dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi.
Kemajuan teknologi informasi dimanfaatkan dibidang kearsipan untuk pengelolaan dan pelestarian yang lebih baik. Di era globalisasi dan kemajuan teknologi saat ini diperlukan kecepatan akses informasi dan akurasi informasi guna pengambilan keputusan yang cepat dan tepat. Salah satu dampak yang dapat dirasakan adalah munculnya arsip elektronik, selain arsip yang sudah kita kenal sebelumnya yaitu arsip kertas. Munculnya arsip elektronik memungkinkan kita melakukan otomasi dan digitalisasi di bidang kearsipan (Budiman, 2007). Dengan adanya arsip elektronik, pelestarian arsip/dokumen akan lebih mudah dilakukan. Pelestarian secara fisik, arsip dalam bentuk kertas, mungkin lebih sulit dilakukan, namun dengan adanya arsip elektronik, maka kandungan informasi arsip tersebut dapat terus dimanfaatkan.
Arsip dengan format elektronik atau digital mendorong kita membangun suatu sistem informasi kearsipan berbasis digital. Arsip/dokumen dalam bentuk kertas, foto maupun audio disimpan di komputer dalam bentuk digital. Dengan demikian pemafaatan arsip akan lebih meningkat lagi. Apalagi dengan telah maraknya situs/web, masing-masing organisasi ataupun departemen memiliki alamat website, maka penyebaran atau pemanfaatan arsip/dokumen yang dimiliki oleh organisasi semakin terbuka. Naskah-naskah yang dibuat oleh lembaga-lembaga negara, badan-badan pemerintah ataupun organisasi, semakin mudah di akses oleh masyarakat. Contoh, website Arsip nasional Republik Indonesia, www.anri.go.id, dengan memanfaatkan teknologi informasi, maka masyarakat dapat dengan cepat mengakses arsip/dokumen yang dibuat/diterima oleh Arsip Nasional dan kegiatan organisasi pun dapat dengan mudah diketahui oleh masyarakat.
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Sudah tidak asing ditelinga kita, mendengar istilah atau kata arsip. Dalam kehidupan sehari-hari, kita sering berhubungan dengan kertas, yang terkait dengan bukti pembayaran, dokumen kepemilikan, surat perjanjian dan sebagainya, yang kemudian semua itu kita simpan, dan kita menyebutnya arsip. Kira-kira seperti itulah masyarakat awam memberikan gambaran tentang arsip.
Ketika seseorang membutuhkan informasi, dan informasi itu dapat diperolehnya melalui kertas, atau dokumen yang disimpannya tersebut, maka dibukalah kembali, apa yang tadi disebutnya sebagai arsip. Hal ini dilakukan secara terus-menerus dalam kehidupan kita sehari-hari.
Bila kita cermati, maka sejak kita anak-anak, bahkan bayi , kita selalu berhubungan dengan arsip. Ketika kita dilahirkan, maka kita akan memiliki surat kenal lahir, kemudian akta kelahiran, ijazah, bukti kepemilikan dan sebagainya, yang semua itu kita katakan sebagai arsip penting dalam kehidupan kita. Arsip-arsip tersebut merupakan rekaman informasi aktivitas kehidupan kita, yang suatu saat dapat kita buka kembali sebagai alat bantu pengingat.
Kearsipan mempunyai peranan sebagai ingatan, sumber informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan setiap organisasi khususnya perusahaan dalam rangka melaksanakan segala kegiatan pada kantor-kantor, lembaga-lembaga negara, swasta dan perguruan tinggi negeri maupun swasta.
Dari ilustrasi di atas, dapatlah kita peroleh gambaran betapa penting peran arsip dalam kehidupan kita, apalagi dalam lingkup yang lebih luas, seperti sebuah organisasi, sebuah departemen atau bahkan sebuah negara. Dalam makalah kali ini, saya akan membahas tentang peran penting kearsipan dalam dunia kita dengan judul makalah “Asip sebagai Sumber Informasi.”
B. RUMUSAN MASALAH
1. Apa pengertian dari arsip dan kearsipan?
2. Apa tujuan dari adanya kearsipan?
3. Apa fungsi arsip?
4. Mengapa arsip dikatakan sebagai sumber informasi?
5. Bagaimana peran asip di era globalisasi dan kemajuan Teknologi Informasi?
C. TUJUAN MASALAH
1. Mengerti dan memahami pengertian dari arsip dan kearsipan
2. Memahami tujuan dari adanya kearsipan
3. Memahami fungsi arsip
4. Mengerti dan memahami akan arti arsip sebagai sumber informasi
5. Mengeti dan memahami peran asip di era globalisasi dan kemajuan Teknologi Informasi
BAB II
PEMBAHASAN
A. PENGERTIAN ARSIP DAN KEARSIPAN
Secara Etimologi
Kata "arsip" merupakan kata serapan dari bahasa Belanda archief yang pada gilirannya diserap dari bahasa Perancis archives dan diucapkan sebagai /ʔɑr'ʃiv/. Pengucapan dan cara penulisan dalam bahasa Indonesia ini nampaknya berasal dari pelafalan bahasa Perancis ini. Pada awalnya kata ini berasal dari bahasa Yunani αρχεία arkheia, bentuk jamak dari αρχείον arkheion, "balai kota".
Menurut Undang – undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan – ketentuan Pokok kearsipan Bab I pasal 1
Arsip adalah Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara dan badan – badan pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah.
Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh badan – badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Pengertian Arsip dari beberapa Ahli
o Menurut The Liang Gie (200:20) yaitu arsip sebagai kumpulan warkat-warkat yang disimpan secara teratur, berencana karena mempunyai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
o Menurut T. R. Schellenberg (The Liang Gie, 1979, 217) “The term „archives‟ may now be defined as follow : “Those records of any public or private institution which adjudged worthy of permanent preservation for reference and research purpose and which have been deposited or have been selected for deposit in on archival institution”. (istilah “arsip” dapatlah kini dirumuskan sebagai berikut: “warkat-warkat” dari suatu badan pemerintah atau swasta yang diputuskan sebagai dokumen berharga untuk diawetkan secara tetap, guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan.
o Menurut Drs. Ig. Wursanto (1989 : 12) kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
o Menurut Maulana (1974:18) memberikan rumusan bahwa kearsipan adalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah ditentukan, biasanya untuk keperluan filling ini dipergunakan lemari, laci cabinet dari bahan baja tahan karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan.
o Menurut 3 penulis : Mulyono, Muhsin, dan Marimin (1985:3) memberikan pengertian tentang kearsipan yaitu tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan procedure yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi : penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali.
o Menurut Wursanto (1991:13) “Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali”.
Berdasarkan definisi beberapa ahli di atas, Arsip merupakan kumpulan naskah–naskah atau dokumen dalam corak apapun ( cd, peta, perangko) yang di dalamnya memberikan keterangan – keterangan atau bukti tentang sutau kejadian, sehingga pada saat di perlukan dapat dengan mudah ditemukan. Arsip adalah naskah-naskah dinas yang dibuat dan diterima oleh semua satuan organiosasi dalam lingkungan Departemen dalam negeri dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam pelaksanaan tugas.
Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia
Arsip adalah simpanan surat-surat penting. Berdasarkan pengertian ini, tidak semua surat dikatakan arsip.
Surat dinyatakan sebagai arsip jika memenuhi persyaratan berikut ini:
o Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan bagi organisasi/lembaga baik untuk masa kini dan masa yang akan datang;
o Surat yang menyimpan kepentingan tersebut disimpan menurut sistem tertentu sehingga memudahkan temu balik bila diperlukan kembali.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Berdasar pengertian ini, warkat dapat disebut arsip apabila memenuhi 3 syarat, yaitu:
o Warkat memiliki kegunaan
o Warkat disimpan secara teratur dan berencana, dan
o Warkat dapat mudah dan cepat ditemukan jika diperlukan kembali.
Dari dua pengertian di atas (menurut KBBI dan Administrasi Perkantoran) dapat disimpulkan bahwa untuk dapat disebut sebagai arsip, maka surat atau warkat harus memenuhi persyaratan: memiliki nilai guna bagi organisasi/lembaga sehingga surat/warkat tersebut dikelola dengan teratur dan berencana menurut suatu sistem tertentu agar memudahkan penemuan kembali surat/warkat yang disimpan itu jika sewaktu-waktu dibutuhkan kembali nilai informasi yang ada di dalamnya oleh organisasi/lembaga.
B. TUJUAN KEARSIPAN
Dibawah ini adalah tujuan akan pentingnya kearsipan
a. Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
b. Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepa dan tepat.
c. Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.
d. Penghematan tempat penyimpanan.
e. Menjaga rahasia arsip.
f. Menjaga kelestarian arsip.
g. Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.
C. FUNGSI ARSIP
Menurut Drs. Anhar, fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan adalah:
1. Sebagai alat penyimpanan warkat.
2. Sebagai alat bantuan perpustakaan.
3. Penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-kadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan perusahaan.
4. Kearsipan berarti menyimpan secara teratur tetap warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaa.
Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 2, fungsi arsip dibedakan menjadi:
1. Fungsi dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsng dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelanggaraan keidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelanggaraan administrasi negara.
2. Fungsi statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, majpun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
D. ARSIP SEBAGAI SUMBER INFORMASI
Semakin beraneka ragam kegiatan yang dilakukan, baik individu maupun organisasi, maka orang tidak lagi mampu mengandalkan daya ingat. Orang sudah tidak mampu lagi mengingat-ingat banyaknya peristiwa yang dialami, dan beraneka transaksi yang dilakukan. Sehingga berbagai peristiwa yang dialami, didokumentasikan dan kemudian disimpan. Selanjutnya orang/organisasi perlu melakukan pengelolaan arsip dengan baik. Arsip yang dikelola dengan baik akan mudah dimanfaatkan, sehingga sesuai dengan tujuan kearsipan yaitu penyediaan data dan informasi secara cepat, tepat dan akurat akan tercapai. Arsip akan tampak berdaya guna ketika arsip tersebut dimanfaatkan sebagai sumber informasi.
Kegiatan organisasi maupun pemerintahan akan selalu bertitik tolak pada informasi yang bersumber dari arsip, baik dalam perencanaan, pelaksanaan maupun pengawasan. Arsip merupakan pilar utama dalam kegiatan organisasi. Pengambilan keputusan selalu bertumpu pada kegiatan yang pernah dilakukan, dan evaluasi kegiatan yang ada, dan hal itu akan selalu berhubungan dengan kegiatan pengarsipan yang dilakukan oleh organisasi tersebut. Arsip sebagai sumber informasi dalam kegiatan pemerintahan maupun organisasi jelas mempunyai peran yang strategis. Dengan demikian pengelolaan arsip sebagai sumber informasi sangatlah penting. Pada akhirnya arsip sebagai bukti otentik pertanggungjawaban kegiatan pemerintahan.
Arsip sebagai sumber informasi dalam kegiatan penelitian. Para peneliti sangat membutuhkan arsip sebagai sumber informasi primer guna mendukung penelitiannya. Beberapa penelitian tidak dapat berjalan dengan lancar, karena tidak cukup tersedia sumber informasi yang diperlukan. Sebagai contoh, dokumen/arsip tentang data curah hujan yang tidak tersimpan/tidak terdokumentasi dengan baik, akan sangat menyulitkan bagi peneliti dibidang klimatologi untuk menyelesaikan penelitiannya. Dengan kata lain, hal ini menghambat proses pengembangan ilmu pengetahuan.
Dokumen/arsip mengenai sejarah kebudayaan pun jika tidak tersimpan atau dikelola dengan baik, akan menyulitkan bagi generasi penerus untuk mengetahui latar belakang budaya bangsa kita. Generasi mendatang tidak akan tahu lagi khazanah budaya kita. Sehingga arsip benar-benar memiliki fungsi sebagai sumber informasi yang sangat strategis, untuk memperkenalkan khazanah budaya bangsa kepada generasi mendatang.
Informasi dalam arsip sebagai peninggalan masa lalu bisa menunjukkan arah bagi penelurusan informasi masa sekarang. Sebagai contoh, dalam sengketa warisan, maka arsip atau dokumen kepemilikan akan sangat membantu dapat menyelesaikan sengketa, karena dalam dokumen tersebut diperoleh informasi yang diperlukan guna membuktikan kepemilikan.
Arsip memiliki kelemahan yaitu bersifat pasif, sehingga pengguna arsip harus mencari dimana arsip tersebut dapat ditemukan. Disinilah pentingnya pengelolaan arsip yang baik dengan sistem tertentu, sehingga temu kembali arsip dapat dengan mudah, cepat dan akurat.
E. ARSIP DI ERA GLOBALISASI DAN KEMAJUAN TEKNOLOGI INFORMASI
Arsip sebagai sumber informasi, tidak diragukan lagi. Khalayak umum/masyarakat terkadang tidak tahu harus kemana jika membutuhkan suatu dokumen tertentu. Jika sudah tahu harus kemana, mereka merasa ragu karena tidak yakin akan dapat memperoleh informasi yang tersimpan dalam sebuah arsip. Kendala jarak dan keleluasaan akses terhadap arsip itulah yang dirasakan masyarakat. Sehingga untuk mengoptimalkan kemanfaatan dan untuk menjangkau pengguna yang lebih luas , sudah saatnya arsip dikelola dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi.
Kemajuan teknologi informasi dimanfaatkan dibidang kearsipan untuk pengelolaan dan pelestarian yang lebih baik. Di era globalisasi dan kemajuan teknologi saat ini diperlukan kecepatan akses informasi dan akurasi informasi guna pengambilan keputusan yang cepat dan tepat. Salah satu dampak yang dapat dirasakan adalah munculnya arsip elektronik, selain arsip yang sudah kita kenal sebelumnya yaitu arsip kertas. Munculnya arsip elektronik memungkinkan kita melakukan otomasi dan digitalisasi di bidang kearsipan (Budiman, 2007). Dengan adanya arsip elektronik, pelestarian arsip/dokumen akan lebih mudah dilakukan. Pelestarian secara fisik, arsip dalam bentuk kertas, mungkin lebih sulit dilakukan, namun dengan adanya arsip elektronik, maka kandungan informasi arsip tersebut dapat terus dimanfaatkan.
Arsip dengan format elektronik atau digital mendorong kita membangun suatu sistem informasi kearsipan berbasis digital. Arsip/dokumen dalam bentuk kertas, foto maupun audio disimpan di komputer dalam bentuk digital. Dengan demikian pemafaatan arsip akan lebih meningkat lagi. Apalagi dengan telah maraknya situs/web, masing-masing organisasi ataupun departemen memiliki alamat website, maka penyebaran atau pemanfaatan arsip/dokumen yang dimiliki oleh organisasi semakin terbuka. Naskah-naskah yang dibuat oleh lembaga-lembaga negara, badan-badan pemerintah ataupun organisasi, semakin mudah di akses oleh masyarakat. Contoh, website Arsip nasional Republik Indonesia, www.anri.go.id, dengan memanfaatkan teknologi informasi, maka masyarakat dapat dengan cepat mengakses arsip/dokumen yang dibuat/diterima oleh Arsip Nasional dan kegiatan organisasi pun dapat dengan mudah diketahui oleh masyarakat.
BAB III
PENUTUP
A. SIMPULAN
Arsip warisan masa lalu mengandung informasi yang berharga di masa sekarang dan masa yang akan datang. Pengambilan keputusan akan selalu berpijak informasi yang terkandung di dalam sebuah arsip.
Arsip sebagai sumber informasi sudah bukan saatnya lagi bersifat tertutup, namun menjadi sumber informasi yang terbuka bagi siapa saja yang membutuhkan sesuai dengan aturan-aturan yang berlaku. Dengan kemajuan teknologi informasi, kita semua berharap pengelolaan arsip akan menjadi lebih baik, dan akses terhadap arsip bagi masyarakat yang membutuhkan akan semakin mudah dan terbuka sesuai dengan aturan-aturan yang berlaku.
B. SARAN
Ibarat saksi, arsip adalah saksi bisu namun mematikan. Karena didalam arsip terkandung unsur legalitas yang jelas sangat dibutuhkan dalam suatu bukti. Untuk itu, kita seyogyanya menyimpan arsip dengan aman dan menggunakannya sesuai kebutuhan. Jangan sampai kejadian masa lalu terulang lagi, dimana arsip Negara yang sangat penting yaitu “SUPERSEMAR” hilang dari bumi dan sampai sekarang belum dapat diungkap kemana arsip itu pergi dan apa isi aslinya.
PENUTUP
A. SIMPULAN
Arsip warisan masa lalu mengandung informasi yang berharga di masa sekarang dan masa yang akan datang. Pengambilan keputusan akan selalu berpijak informasi yang terkandung di dalam sebuah arsip.
Arsip sebagai sumber informasi sudah bukan saatnya lagi bersifat tertutup, namun menjadi sumber informasi yang terbuka bagi siapa saja yang membutuhkan sesuai dengan aturan-aturan yang berlaku. Dengan kemajuan teknologi informasi, kita semua berharap pengelolaan arsip akan menjadi lebih baik, dan akses terhadap arsip bagi masyarakat yang membutuhkan akan semakin mudah dan terbuka sesuai dengan aturan-aturan yang berlaku.
B. SARAN
Ibarat saksi, arsip adalah saksi bisu namun mematikan. Karena didalam arsip terkandung unsur legalitas yang jelas sangat dibutuhkan dalam suatu bukti. Untuk itu, kita seyogyanya menyimpan arsip dengan aman dan menggunakannya sesuai kebutuhan. Jangan sampai kejadian masa lalu terulang lagi, dimana arsip Negara yang sangat penting yaitu “SUPERSEMAR” hilang dari bumi dan sampai sekarang belum dapat diungkap kemana arsip itu pergi dan apa isi aslinya.
DAFTAR PUSTAKA
http://arsip.ugm.ac.id/buletindetil.php?id=60
http://id.wikipedia.org/wiki/Arsip
http://www.duniaarsip.com/pengertian-arsip-menurut-kamusensiklopedi.html/
http://dhatulaulia.wordpress.com/tag/fungsi-kearsipan/
LAMPIRAN
http://arsip.ugm.ac.id/buletindetil.php?id=60
http://id.wikipedia.org/wiki/Arsip
http://www.duniaarsip.com/pengertian-arsip-menurut-kamusensiklopedi.html/
http://dhatulaulia.wordpress.com/tag/fungsi-kearsipan/
LAMPIRAN
Terima kasih untuk tulisan di blog ini karna sangat membantu
BalasHapus